För våra leverantörer
Här finns fakturainformation för dig som är leverantör till Skogssällskapet.
Skogssällskapet använder sig av elektronisk fakturahantering (EFH). Detta innebär att alla leverantörsfakturor scannas och hanteras som en digital bild. Den passerar sedan ett avläsningsprogram för vidare hantering (godkännande av den som ansvarar för beställningen/inköpet).
En elektronisk inläsning ställer krav på utseendet och uppgifterna på fakturan. Handskrivna fakturor kommer inte att godkännas.
(Om fakturan avser ett inköp direkt till någon av våra kunder/klienter skall fakturan skickas direkt till den som gjort beställningen/hanterat inköpet.)
1. Fakturan skall vara adresserad till rätt företag i Skogssällskapet
Fakturaadresser till Skogssällskapets bolag:
(Skicka gärna fakturan elektroniskt, se mer information under punkt 4):
| Bolag | Org.nr. | Adress | Postnr | Postadress |
|---|---|---|---|---|
| Skogssällskapets Förvaltning AB | 556159-7039 | FE 314 | 838 80 | FRÖSÖN |
| Skogssällskapet AB | 556333-7855 | FE 315 | 838 80 | FRÖSÖN |
| Stiftelsen Skogssällskapet | 857201-5546 | FE 316 | 838 80 | FRÖSÖN |
| Skogssällskapets Fastighets AB | 556402-3272 | FE 317 | 838 80 | FRÖSÖN |
2. Utöver adressuppgifter skall följande uppgifter finnas på fakturan:
- Fakturadatum och fakturanummer
- Leverantörens juridiska namn, adress och telefonnummer
- Leverantörens organisationsnummer och registreringsnummer för moms
- Skogssällskapets referens anges med 5 versaler. Kontrollera med den som gjort beställningen vilken referenskod som gäller.
- Fakturabelopp, moms och fakturabelopp totalt inklusive moms
- Uppgift om godkänd F-skattsedel
- Hur betalning skall ske, bankgironummer eller plusgironummer
- Fakturans förfallodag. Endast 30 dagars betalningsvillkor accepteras.
- Information om vad fakturan avser, vilket innebär;
- Skogssällskapets arbetsordernummer och/eller uppgift om berörd fastighet (fastighetsbeteckning)
- Beskrivning av levererad vara eller tjänst med datum.
- Om fakturan avser skogliga entreprenörstjänster så skall återrapportering (t ex skördarnotor) lämnas/skickas direkt till Skogssällskapets produktionsledare eller den som ansvarat för beställningen av arbetet. Tänk på att faktura och återrapportering skall referera till varandra för kontroll och avstämning.
Fakturor som inte motsvarar kraven kommer att returneras utan betalning.
3. Skapa en faktura i fakturamallen
- Öppna PDF-mallen för fakturor
. (För att använda funktionen behöver du Adobe Reader
som kan hämtas gratis.) - Fyll i fakturauppgifterna. Se listan ovan om vilka krav som ställs.
4. Skicka fakturan elektroniskt
Fakturor kan med fördel skickas elektroniskt till Skogssällskapets bolag. Det är billigare, mer miljövänligt samt ger en snabbare och mer säker hantering.
Via SVE-faktura:
Skogssällskapets Förvaltning AB (org nr 556159-7039) kan ta emot fakturor i SVE-fakturaformat via vår leverantör InExchange.
Via e-post:
E-postadresser avsedda för fakturor till Skogssällskapets bolag:
| Bolag | Org.nr. | e-postadress |
|---|---|---|
| Skogssällskapets Förvaltning AB | 556159-7039 | sfab314@skogssallskapet.se |
| Skogssällskapet AB | 556333-7855 | sab315@skogssallskapet.se |
| Stiftelsen Skogssällskapet | 857201-5546 | stift316@skogssallskapet.se |
| Skogssällskapets Fastighets AB | 556402-3272 | sfast317@skogssallskapet.se |
Tekniska krav vid e-postfaktura:
- Fakturan (inklusive bilaga) måste bifogas som en PDF eller Multi-Tiff fil.
- E-postens adress måste vara angiven i fältet för "Till adresser". (Är e-postadressen skriven i fältet för "kopia/hemlig kopia" hanteras e-posten som felaktig och kommer att ignoreras.
- Eventuella meddelanden i epostmeddelandets ämnesrad eller text ignoreras i själva inläsningen till scanningssystemet.
- Varje bifogad faktura i ett e-postmeddelande räknas som en unik faktura. Detta innebär att faktura och ev. bilagor ska ligga i samma PDF. Det går bra att bifoga flera fakturor i samma e-postmeddelande.
Ni kommer att få ett returmeddelande/bekräftelsemail innehållande antal mottagna dokument som har accepterats eller avvisats. Bekräftelsemailet ser ut enligt nedan, beroende på tre olika scenarier:
1. Leverantören skickar godkända dokument:
The service received and accepted FOLLOWING files:
- X-mailtest.pdf 2.
2. Leverantören skickar godkända dokument där mailet t ex innehåller en logotype
The service received and accepted FOLLOWING files:
- Xmailtest 2.pdf
- Xmailtest.pdf
- Xmailtest 3.pdf
Warning: The service found 1 additional file(s) in this message that was notaccepted! This message indicates one of the following errors:
* The additional files were in the wrong format, only files of the type (PDFTIF, TIFF) are handled. * Additional attachment are sent as logotypes (ie 'Content-Disposition: inline') which is not supported by this service.
3. Leverantören skickar icke godkända dokument
Error: The service could not find any acceptable files in this message! This message indicates one of the following errors:
* The attached files were in the wrong format, only files of the type (PDF, TIF, TIFF) are handled. * Attachment are sent as logotypes (ie 'Content-Disposition: inline') which is not supported by this service.
Göteborg, september 2015
Marlene Carlsson
Redovisningsansvarig